10 mẹo để xuất hóa đơn hàng biếu tặng đúng quy định

(startUpDuKich) – Trong kinh doanh, chuyện biếu quà – tặng hàng – khuyến mại là “gia vị” không thể thiếu để giữ chân khách hàng và tạo dựng thương hiệu. Nhưng đi kèm với đó là… nỗi lo mang tên “hóa đơn hàng biếu tặng”. Nếu Startup nghĩ rằng “cho đi thì cần gì lập hóa đơn”, thì xin chia buồn: cơ quan thuế sẽ không nghĩ vậy đâu!

Để tránh cảnh “cười ra nước mắt” khi bị cơ quan thuế gõ cửa, hãy bỏ túi ngay 10 mẹo vàng dưới đây.

1. Phân biệt khuyến mại và biếu tặng – đừng nhập nhằng khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng!

Khuyến mại hợp pháp (theo Luật Thương mại): bạn lập hóa đơn tổng, kèm bảng kê danh sách khách hàng.
Biếu/tặng thông thường: vẫn phải lập hóa đơn, dù là tặng miễn phí. Đừng viện lý do “nội bộ” nhé, thuế không tin đâu.

2. Giá tính thuế GTGT – tặng vẫn phải tính khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng!

- Nếu là khuyến mại hợp pháp: giá tính thuế = 0 (trừ trường hợp giảm giá → lấy giá sau giảm).
- Nếu là biếu/tặng: giá tính thuế = giá thị trường tại thời điểm tặng.

Startup lưu ý: tặng quà nhưng thuế vẫn “nhìn” như bán thật.

3. Hóa đơn tổng + bảng kê kèm theo – cứu cánh cho kế toán khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng

- Hóa đơn cần ghi rõ “Kèm theo Bảng kê số … ngày …/…/20…”.
- Bảng kê phải có đủ: thông tin người bán, tên hàng, số lượng, đơn giá, thuế, chữ ký.
- Hãy sắp theo thứ tự phát sinh trong ngày, để mai kia khỏi “lật tung văn phòng” đi tìm.

4. Trường “Người mua” – tưởng nhỏ mà quan trọng khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng

- Nếu lập hóa đơn tổng cho nhiều khách: ghi “Người nhận quà theo Bảng kê số …”.
- Nếu khách yêu cầu hóa đơn riêng: xuất hóa đơn riêng, ghi chính xác thông tin của họ.

Startup mà lơ là chỗ này, dễ phải xuất bổ sung, vừa tốn công vừa rắc rối.

5. Thời điểm lập hóa đơn – đừng để quá hạn khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Theo Nghị định 70/2025, hóa đơn phải được lập:

- Ngay khi giao hàng/chuyển quyền.
- Hoặc khi đối soát (nhưng không muộn hơn ngày 07 tháng sau).

Trễ hạn = “điểm trừ nặng” trong mắt cơ quan thuế.

6. Hồ sơ, chứng từ – càng đầy đủ càng yên tâm khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng

- Hãy lưu lại: quyết định khuyến mại, thông báo, danh sách người nhận, phiếu xuất, hình ảnh truyền thông…
- Nếu chi phí ≥ 5 triệu mà muốn khấu trừ VAT, nhớ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Startup có thể coi đây như “hộp bảo hiểm” khi giải trình.

7. Những sai lầm thường gặp – startup rất hay dính khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng

- Ghi “khuyến mại” nhưng thiếu hồ sơ → thuế tính lại thành “biếu tặng”.
- Số liệu lệch giữa hóa đơn & bảng kê → phải điều chỉnh ngay.
- Khách đòi hóa đơn riêng nhưng chỉ có hóa đơn tổng → lại mất công xuất bổ sung.

8. Thuế TNDN – chi phí biếu tặng không phải lúc nào cũng được trừ

- Nếu quà tặng phục vụ SXKD và có đủ chứng từ → được tính chi phí hợp lý.
- Nếu tặng cá nhân ngoài phạm vi SXKD → khoản này sẽ bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Startup nên coi đây là “rào chắn” khi tính chi phí.

9. Biếu tặng dịch vụ – vẫn phải lập hóa đơn hàng biếu tặng

- Tặng vé xem phim, tour du lịch, hay gói dịch vụ? Vẫn phải xuất hóa đơn dịch vụ.
- Giá tính thuế = giá dịch vụ cùng loại trên thị trường tại thời điểm tặng.
- Đừng nghĩ dịch vụ “ảo” thì né hóa đơn được nhé.

10. Kiểm tra kỹ trước khi ký số – nguyên tắc vàng

Một khi đã gửi hóa đơn lên hệ thống thuế, mọi sai sót đều phải sửa bằng hóa đơn điều chỉnh/thay thế.

Hãy lập checklist: đối chiếu bảng kê, thông tin khách, số tiền, thuế suất… trước khi nhấn nút “ký”.

Ví dụ minh họa về xuất hóa đơn hàng biếu tặng cho startup

Doanh nghiệp tặng 100 suất quà tri ân khách hàng, mỗi suất 500.000đ:

- Nếu theo chương trình khuyến mại đã đăng ký: lập 1 hóa đơn tổng + bảng kê, giá tính thuế = 0.
- Nếu là quà tặng thông thường: lập hóa đơn, giá tính thuế = 500.000đ/suất, áp thuế suất GTGT tương ứng.

Lời khuyên cho startup khi xuất hóa đơn hàng biếu tặng

Hãy coi hóa đơn biếu tặng như một giao dịch thật sự. Chỉ vài thao tác cẩn thận, bạn sẽ giữ được chi phí hợp lệ, tránh bị loại khi quyết toán, và đặc biệt: không phải “chạy đôn chạy đáo” giải trình với cơ quan thuế.

Startup khôn ngoan là startup biết cho đi, nhưng cho đúng luật!

* Ghi chú: Để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình, bạn có thể: