(startUpDuKich) – Nếu bạn nghĩ startup chỉ cần lo khách hàng, sản phẩm và gọi vốn, thì xin chúc mừng: bạn đã bỏ quên một “ông bạn khó tính” – thuế GTGT. Đặc biệt, từ 01/07/2025, luật chơi sẽ siết chặt hơn nhiều. Chỉ cần sơ sẩy một chi tiết nhỏ, doanh nghiệp của bạn có thể mất quyền khấu trừ thuế GTGT, thậm chí bị truy thu.

     Để bạn không phải “đau tim” mỗi lần nghe đến từ “quyết toán”, dưới đây là 15 lưu ý sống còn mà bất kỳ startup nào cũng nên dán ngay lên bảng trắng trong văn phòng.

1. 10 lưu ý cơ bản về khấu trừ thuế GTGT (nghe đơn giản nhưng dễ dính bẫy)

1.1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 01: Hóa đơn từ 5 triệu trở lên: nói không với tiền mặt

     Thanh toán bằng tiền mặt? Quên đi nhé! Hóa đơn từ 5 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải chuyển khoản hoặc qua các phương thức không dùng tiền mặt. Thanh toán chậm vẫn được, miễn là hợp đồng ghi rõ.

1. 2. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 02: Được khấu trừ trước khi trả tiền (nhưng nhớ trả đúng hạn)

     Bạn có thể khấu trừ trước khi thanh toán nếu hợp đồng có điều khoản trả chậm. Nhưng quá hạn mà chưa trả thì cơ quan thuế sẽ “gõ cửa” ngay: giảm phần khấu trừ đã ghi.

1.3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 03: Thanh toán trễ → mất luôn quyền khấu trừ

     Một khi đã bị điều chỉnh giảm vì quá hạn, bạn thanh toán lại thì cũng không được khấu trừ lại đâu. Sai một li, đi cả dặm.

1.4. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 04: Nộp tiền mặt vào tài khoản bên bán? Không hợp lệ

     Nhiều startup nghĩ rằng “mang tiền ra ngân hàng nộp vào tài khoản đối tác” là ổn. Nhưng luật nói rõ: ❌ Không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt.

1.5. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 05: Hợp đồng không ghi hạn thanh toán → nguy hiểm

     Nếu hợp đồng không ghi rõ thời hạn thanh toán, thuế có quyền loại ngay chi phí khấu trừ. Đừng lười ghi chi tiết!

1.6. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 06: Chia nhỏ hóa đơn để lách luật? Đừng dại

     Cùng một ngày, tổng giá trị trên 5 triệu dù bạn tách thành nhiều hóa đơn nhỏ thì vẫn phải thanh toán qua ngân hàng.

1.7. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 07: Nhân viên thanh toán hộ cũng phải “đúng quy trình”

     Nếu nhân viên thanh toán thay công ty, cần có: giấy ủy quyền, quy chế nội bộ, và chứng từ hoàn trả không dùng tiền mặt.

1.8. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 08: Thiếu một mảnh ghép → mất quyền khấu trừ

     Chỉ cần thiếu một trong ba thứ: hóa đơn, hợp đồng, hoặc chứng từ thanh toán, thì quyền khấu trừ sẽ bay màu ngay lập tức.

1.9. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 09: Hồ sơ phải minh bạch, đối chiếu thường xuyên

     Startup thường bận, nhưng hãy nhớ: hồ sơ chứng từ cần được sắp xếp, lưu trữ rõ ràng, dễ kiểm tra. Thuế không thích “mớ bòng bong”.

1.10. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 10: Chủ động rà soát hợp đồng và lịch thanh toán

     Đừng để đến cuối năm mới ngồi “bới lại” giấy tờ. Hãy chủ động theo dõi hợp đồng và tiến độ thanh toán hàng tháng để tránh rủi ro.

2. 5 lưu ý nâng cao về khấu trừ thuế GTGT (dành cho startup hay xoay dòng tiền)

2.1. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 11: Thanh toán bù trừ công nợ (hàng đổi hàng, cấn trừ)

     Chỉ được chấp nhận nếu có hợp đồng, biên bản đối chiếu công nợ và chứng từ hợp pháp. “Hứa miệng” là không đủ.

2.2. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 12: Trả góp hoặc trả nhiều đợt

     Mỗi đợt trả góp từ 5 triệu trở lên cũng phải thanh toán không dùng tiền mặt. Nhớ ghi rõ lịch trả trong hợp đồng để tránh tranh cãi.

2.3. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 13: Thanh toán qua bên thứ ba

     Ví dụ công ty mẹ thanh toán thay, hoặc công ty liên kết chi hộ. Được chấp nhận, nhưng phải có hợp đồng ủy quyền hoặc thỏa thuận ba bên kèm chứng từ ngân hàng.

2.4. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 14: Hoàn trả hàng hóa

     Phải có biên bản trả hàng + chứng từ chuyển trả tiền thì mới được khấu trừ/điều chỉnh chính xác.

2.5. Điều kiện khấu trừ thuế GTGT 15: Chi tiêu cá nhân bằng tiền mặt > 5 triệu → không khấu trừ

     Các khoản như tiếp khách, mua sắm lặt vặt… nếu trên 5 triệu mà lại trả tiền mặt thì ❌ không được khấu trừ, dù hóa đơn VAT vẫn có.

     Khấu trừ thuế GTGT không đơn giản là “có hóa đơn là xong”. Nó còn liên quan chặt chẽ đến cách bạn thanh toán và cách bạn lưu hồ sơ. Startup muốn an toàn trước thanh tra thuế thì hãy:

• • Soạn quy chế tài chính nội bộ rõ ràng.

  • Kiểm tra kỹ hợp đồng, đặc biệt là điều khoản thanh toán.

  • Lưu trữ đủ và đúng chuẩn hồ sơ chứng từ.

     Nói vui thì, đây chính là “áo giáp chống truy thu” giúp startup không phải run rẩy mỗi khi nghe đến hai chữ “kiểm tra”.

     👉 Startup của bạn có thể chưa gọi vốn triệu đô, nhưng ít nhất hãy đầu tư kiến thức về thuế. Vì đôi khi, việc sống sót qua mùa quyết toán còn khó hơn thuyết phục nhà đầu tư!

     * Ghi chú: Để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình, bạn có thể:

• • Kết hợp sử dụng các công cụ marketing du kích trong “Bộ công cụ marketing du kích dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ” để gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu chi phí.
  • Sử dụng các công cụ quản lý miễn phí để quản lý hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên…như: Phần mềm ERP tinh gọn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Phần mềm Quản lý Bán hàng & CRM,  Phần mềm Quản lý Công việc – Đội Nhóm – Dự Án, Phần mềm Tạo Shop Bán hàng trên toàn cầu…
  • Sử dụng các tài liệu miễn phí thực tế tại: KhoTaiLieuThucTe.Com để tăng hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.