(startUpDuKich) – 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế – Rất nhiều CEO, StartUp, chủ doanh nghiệp và hộ kinh doanh chỉ thực sự “giật mình” khi bước vào mùa quyết toán thuế.
Áp lực dồn cuối năm, hồ sơ thiếu, chi phí bị loại, truy thu thuế, phạt chậm nộp…
Nhưng thực tế, rủi ro thuế không nằm ở cuối năm. Nó bắt đầu từ mỗi khoản chi hàng ngày.
Nếu bạn quản trị theo nguyên tắc: “Ngày nào chắc ngày đó – chi đúng ngay từ đầu”
Thì quyết toán thuế sẽ chỉ còn là thủ tục, không còn là nỗi lo.
Dưới đây là 4 nhóm chi phí dễ bị loại trừ nhất khi quyết toán thuế và cách kiểm soát hiệu quả dành cho CEO và chủ doanh nghiệp.
1.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Chi phí không đủ hồ sơ chứng minh nghiệp vụ – Rủi ro lớn nhất khi quyết toán thuế
Rất nhiều doanh nghiệp có hóa đơn hợp lệ nhưng vẫn bị loại chi phí.
Lý do? Thiếu hồ sơ chứng minh nghiệp vụ phát sinh thực tế.
1.1.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Các tài liệu thường bị thiếu
-
-
Hợp đồng ký trước khi thực hiện.
-
Phụ lục hợp đồng.
-
Biên bản nghiệm thu.
-
Biên bản bàn giao.
-
Thanh lý hợp đồng.
-
Hồ sơ thể hiện kết quả thực hiện.
-
Đặc biệt với các khoản:
-
-
Thuê dịch vụ marketing.
-
Thuê tư vấn.
-
Thuê ngoài IT.
-
Thi công, sửa chữa.
-
* Ghi chú: Bạn có thể tham khảo các tài liệu trên miễn phí tại: KhoTaiLieuThucTe.Com.
1.2.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Giải pháp cho CEO & StartUp
1.2.1.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Bước 1: Chuẩn hóa checklist hồ sơ theo từng loại chi phí
Ví dụ: với chi phí thuê dịch vụ ngoài, bộ hồ sơ tối thiểu gồm:
-
-
Hợp đồng
-
Phụ lục mô tả phạm vi công việc
-
Biên bản nghiệm thu có mô tả kết quả
-
Sản phẩm bàn giao (file, báo cáo, hình ảnh…)
-
Hóa đơn
-
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
-
1.2.2.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Bước 2: Phân định trách nhiệm rõ ràng
Phòng ban phát sinh chi phí phải chịu trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ.
Không để kế toán đi “xin giấy tờ” sau khi sự việc đã xong.
1.2.3.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Bước 3: Kiểm tra hồ sơ trước khi hạch toán
Đừng đợi đến quyết toán thuế mới rà soát. Khi đó đã quá muộn.
2.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Thanh toán tiền mặt sai quy định – Lỗi nhỏ, hậu quả lớn
Nhiều doanh nghiệp vẫn thanh toán tiền mặt cho hóa đơn trên 5 triệu đồng.
Hậu quả:
-
-
Không được khấu trừ VAT.
-
Không được tính chi phí hợp lệ khi tính thuế TNDN.
-
Gia tăng rủi ro khi thanh tra thuế.
-
[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] –Cách kiểm soát:
Ban hành quy chế tài chính nội bộ rõ ràng:
-
-
-
Mọi khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên phải chuyển khoản.
-
Không thanh toán tiền mặt rồi chuyển khoản “hợp thức hóa”.
-
-
Kế toán chỉ hạch toán khi có đủ chứng từ thanh toán hợp lệ.
Kiểm tra định kỳ:
Đối chiếu hóa đơn đầu vào trên 5 triệu với sao kê ngân hàng.
Với StartUp và hộ kinh doanh đang chuyển đổi lên doanh nghiệp, đây là lỗi rất phổ biến và cần siết lại ngay từ đầu.
3.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Chi phí cá nhân hạch toán vào doanh nghiệp – “Vùng xám” nguy hiểm
Đây là lỗi thường gặp ở:
-
-
Doanh nghiệp gia đình.
-
Công ty nhỏ.
-
Chủ doanh nghiệp điều hành trực tiếp.
-
Ví dụ:
-
-
Du lịch gia đình nhưng đưa vào chi phí công tác.
-
Mua sắm cá nhân.
-
Tiếp khách không có nội dung, mục đích rõ ràng.
-
Khi cơ quan thuế kiểm tra, các khoản này gần như chắc chắn bị loại toàn bộ.
[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] –Cách xử lý cho CEO:
Tách bạch tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp
CEO không rút tiền tùy tiện.
Mọi khoản rút tiền phải có căn cứ:
-
-
-
Lương
-
Thưởng
-
Cổ tức
-
Hoàn ứng
-
-
[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] –Đối với chi phí tiếp khách, công tác:
Bộ hồ sơ tối thiểu gồm:
-
-
-
Quyết định cử đi công tác
-
Lịch trình làm việc
-
Nội dung làm việc
-
Danh sách khách
-
Bảng kê chi phí
-
Hóa đơn hợp lệ
-
-
Ngoài ra, cần xây dựng quy chế nội bộ quy định rõ: Khoản nào được coi là chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh?
Khi đã có quy chế, doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể tranh cãi và rủi ro thuế.
Cần Tách bạch tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp để tránh rơi vào “Vùng xám” nguy hiểm
4.[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] – Chi phí lương, thưởng không đủ căn cứ pháp lý
Rất nhiều doanh nghiệp trả lương thực tế nhưng hồ sơ nhân sự lại thiếu:
-
-
Hợp đồng lao động
-
Phụ lục hợp đồng
-
Bảng chấm công
-
Bảng lương
-
Quyết định thưởng
-
Hồ sơ thang bảng lương
-
Khi kiểm tra thuế, nếu không chứng minh được tính hợp lý – chi phí lương có thể bị loại.
[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] –Giải pháp quản trị nhân sự – tài chính song song:
Chuẩn hóa hồ sơ ngay từ khi tuyển dụng
-
-
-
Ký hợp đồng đầy đủ
-
Lưu trữ hồ sơ nhân sự bài bản
-
-
Hàng tháng phải có:
-
-
-
Bảng chấm công
-
Bảng lương
-
Phiếu lương
-
Chứng từ thanh toán qua ngân hàng
-
-
Thưởng phải có quyết định rõ ràng
-
-
-
Nêu căn cứ
-
Nêu mức thưởng
-
Có phê duyệt của người có thẩm quyền
-
-
Đừng để khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp lại trở thành khoản rủi ro lớn nhất.
[ 4 Chi Phí Dễ Bị Loại Khi Quyết Toán Thuế ] –Tư duy quản trị thuế dành cho CEO: Làm chắc mỗi ngày, nhẹ đầu cuối kỳ
Quyết toán thuế không đáng sợ.
Thứ đáng sợ là:
-
-
Quản trị tài chính cảm tính.
-
Không có quy trình.
-
Hồ sơ làm sau, hợp thức hóa sau.
-
Nếu bạn là CEO, StartUp, chủ doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đang mở rộng quy mô, hãy nhớ:
-
- Chi phí hợp lý không chỉ cần hóa đơn.
- Cần đầy đủ hồ sơ chứng minh nghiệp vụ.
- Cần thanh toán đúng quy định.
- Cần tách bạch cá nhân và doanh nghiệp.
- Cần chuẩn hóa hồ sơ nhân sự.
Quản trị thuế không phải việc của riêng kế toán.
Đó là trách nhiệm của người đứng đầu.
Làm chắc từ hôm nay, để cuối tháng – cuối quý – cuối năm không còn áp lực.
Vì một doanh nghiệp phát triển bền vững luôn bắt đầu từ kỷ luật tài chính và kiểm soát chi phí đúng chuẩn thuế.
* Gợi ý: Các nội dung khác liên quan tới Tài chính, kế toán dành cho StartUp rất hữu ích, bạn có thể tham khảo tại: Kiến thức khởi nghiệp về Tài chính và kế toán.
* Ghi chú: Để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình, bạn có thể:
-
- Kết hợp sử dụng các công cụ marketing du kích trong "Bộ công cụ marketing du kích dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ" để gia tăng hiệu quả hoạt động kinh doanh và tối ưu chi phí.
- Sử dụng các công cụ quản lý miễn phí để quản lý hoạt động bán hàng, chăm sóc khách hàng, quản lý nhân viên...như: Phần mềm ERP tinh gọn dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Phần mềm Quản lý Bán hàng & CRM, Phần mềm Quản lý Công việc - Đội Nhóm - Dự Án, Phần mềm Tạo Shop Bán hàng trên toàn cầu...
- Sử dụng các tài liệu miễn phí thực tế tại: KhoTaiLieuThucTe.Com để tăng hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp.
- Danh sách các Group Zalo, Facebook, Linkedin, Reddit, X.com...dành cho Người làm kinh doanh, chi tiết tìm kiếm và tải về tại: Danh sách Group Mạng Xã Hội để kết nối, bán hàng dành cho startUp.
