Các loại chứng từ kế toán mà StartUp cần lưu tại doanh nghiệp

(startUpDuKich) – Khi bắt đầu khởi nghiệp, hầu hết các founder đều tập trung vào ý tưởng, sản phẩm và khách hàng. Nhưng ít ai nhận ra rằng chứng từ kế toán chính là “lá chắn pháp lý” giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển bền vững.

Từ việc kê khai thuế, quyết toán tài chính, cho đến chứng minh chi phí hợp lệ – tất cả đều cần chứng từ kế toán hợp lệ, lưu trữ đúng quy định.

Nếu bạn đang điều hành một StartUp và chưa biết cần giữ những loại chứng từ nào, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ, làm đúng, và tránh rủi ro pháp lý không đáng có.

NỘI DUNG BÀI VIẾT

- Chứng từ kế toán là gì và vì sao StartUp phải lưu trữ đầy đủ?
- Các loại chứng từ kế toán StartUp cần lưu tại doanh nghiệp.
- Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán cho StartUp.
- Lưu trữ chứng từ kế toán đúng cách – Bảo vệ StartUp trước mọi rủi ro.

NỘI DUNG CHI TIẾT

1. Chứng từ kế toán là gì và vì sao StartUp phải lưu trữ đầy đủ?

Chứng từ kế toán là những giấy tờ, tài liệu chứng minh cho các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp — ví dụ như hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, hợp đồng, v.v.

Theo Luật Kế toán Việt Nam 2015, chứng từ kế toán là căn cứ quan trọng để:

- Ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính
- Chứng minh tính hợp lệ của chi phí khi quyết toán thuế
- Làm bằng chứng pháp lý khi có tranh chấp, kiểm tra, hoặc thanh tra

Với StartUp, việc lưu trữ chứng từ không chỉ để tuân thủ pháp luật, mà còn giúp kiểm soát dòng tiền, theo dõi hiệu quả hoạt động và tối ưu chi phí đầu tư trong giai đoạn đầu đầy biến động.

2. Các loại chứng từ kế toán StartUp cần lưu tại doanh nghiệp

Dưới đây là danh sách những loại chứng từ bắt buộc phải có mà bất kỳ StartUp nào cũng cần biết và lưu trữ cẩn thận:

2.1. Hóa đơn tài chính (VAT)

Đây là chứng từ quan trọng nhất trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp.

Bao gồm:

- Hóa đơn đầu vào: chứng minh các chi phí hợp lệ (mua hàng hóa, dịch vụ, thuê văn phòng, phần mềm, marketing, v.v.)
- Hóa đơn đầu ra: chứng minh doanh thu từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ.

➡️ Lưu ý:

- Mỗi hóa đơn cần có đầy đủ thông tin (tên doanh nghiệp, mã số thuế, ngày tháng, nội dung, chữ ký, con dấu, v.v.).
- Doanh nghiệp nên lưu bản giấy và bản mềm, đặc biệt khi sử dụng hóa đơn điện tử.

2.2. Phiếu thu – Phiếu chi

Hai loại chứng từ này ghi nhận toàn bộ dòng tiền mặt ra vào doanh nghiệp:

- Phiếu thu: khi doanh nghiệp nhận tiền từ khách hàng, đối tác hoặc hoàn ứng.
- Phiếu chi: khi doanh nghiệp thanh toán chi phí, lương, thưởng, hoặc tạm ứng.

➡️ Mẹo cho StartUp:

Mỗi phiếu nên đính kèm chứng từ gốc như hóa đơn, biên bản bàn giao, hoặc hợp đồng để đảm bảo tính hợp lệ.

2.3. Giấy báo có – Giấy báo nợ ngân hàng

Nếu StartUp có tài khoản ngân hàng, đây là chứng từ giúp đối chiếu số dư và dòng tiền.

- Giấy báo có: khi tài khoản doanh nghiệp nhận tiền.
- Giấy báo nợ: khi doanh nghiệp chi tiền, chuyển khoản hoặc thanh toán.

➡️ Những chứng từ này phải được lưu trữ song song với sao kê ngân hàng hàng tháng, giúp kế toán dễ dàng khớp sổ.

2.4. Hợp đồng kinh tế

Bao gồm:

- Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ.
- Hợp đồng thuê văn phòng, thiết bị, phần mềm.
- Hợp đồng lao động, hợp tác, đại lý, v.v.

Hợp đồng là bằng chứng pháp lý quan trọng khi cần chứng minh tính hợp lệ của giao dịch.

➡️ StartUp nên lưu bản gốc (có chữ ký, con dấu đầy đủ), và sao lưu bản scan để tránh thất lạc.

2.5. Bảng lương và chứng từ liên quan đến nhân sự

Bao gồm:

- Bảng lương hàng tháng
- Hợp đồng lao động
- Chứng từ nộp BHXH, thuế TNCN

Đây là căn cứ để doanh nghiệp quyết toán thuế thu nhập cá nhân và chi phí nhân sự hợp lệ.

➡️ Nhiều StartUp thường bỏ qua mục này, dẫn đến không được khấu trừ chi phí nhân công hợp pháp khi kê khai thuế.

2.6. Biên bản giao nhận, nghiệm thu, thanh lý

Những chứng từ này xác nhận việc hoàn thành hợp đồng, bàn giao sản phẩm hoặc dịch vụ.

Đặc biệt quan trọng với StartUp trong lĩnh vực dịch vụ, phần mềm, marketing – nơi sản phẩm không hữu hình, cần giấy tờ chứng minh đã thực hiện công việc.

2.7. Báo cáo tài chính và sổ sách kế toán

Bao gồm:

- Bảng cân đối kế toán.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Sổ chi tiết, sổ quỹ, nhật ký thu chi.

Đây là “bộ mặt tài chính” của StartUp, được sử dụng để:

- Trình bày với nhà đầu tư, ngân hàng, đối tác
- Làm căn cứ quyết toán và kiểm toán

➡️ Lưu trữ song song bản giấy và bản điện tử, có chữ ký số và xác nhận từ cơ quan thuế khi cần.

Bảng tổng hợp các loại chứng từ kế toán mà Startup cần lưu tại doanh nghiệp

3. Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán cho StartUp

Theo quy định của Luật Kế toán và Thông tư 200/2014/TT-BTC, thời hạn lưu trữ chứng từ như sau:

- Tối thiểu 5 năm: với chứng từ dùng để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính.
- Tối thiểu 10 năm: với chứng từ có giá trị lâu dài (hợp đồng, hồ sơ tài sản, báo cáo kiểm toán, v.v.)

➡️ Gợi ý cho StartUp hiện đại:

Sử dụng hệ thống lưu trữ điện tử (Google Drive, OneDrive, phần mềm kế toán số) để đảm bảo an toàn và dễ tra cứu.

4. Lưu trữ chứng từ kế toán đúng cách – Bảo vệ StartUp trước mọi rủi ro

Để đảm bảo an toàn, các StartUp nên:

- Phân loại rõ ràng: theo năm, theo loại chứng từ (thu, chi, hợp đồng, nhân sự, thuế)
- Quy định người phụ trách lưu trữ: thường là kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp
- Sao lưu định kỳ: trên hệ thống điện tử
- Niêm phong, bảo quản nơi khô ráo, tránh ẩm mốc hoặc hư hỏng

Việc này không chỉ giúp bạn tránh vi phạm hành chính mà còn giúp minh bạch tài chính, đặc biệt khi gọi vốn hoặc hợp tác cùng các đối tác lớn.

Một StartUp có thể bắt đầu bằng đam mê và ý tưởng, nhưng để tồn tại, bạn cần nền tảng quản trị tài chính minh bạch.

Lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ là nghĩa vụ pháp lý, mà còn là bước khởi đầu cho sự chuyên nghiệp và niềm tin với đối tác, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.

➡️ Hãy bắt đầu xây dựng hệ thống lưu chứng từ bài bản ngay hôm nay, để mỗi quyết định tài chính của bạn đều có “bằng chứng” bảo vệ phía sau.

* Ghi chú: Để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình, bạn có thể: