7 bước xây dựng quỹ lương chuẩn dành cho Startup

(startUpDuKich) – Nếu bạn nghĩ “quỹ lương” chỉ đơn giản là một cục tiền để trả cho nhân viên hàng tháng, thì xin chúc mừng – bạn vừa bỏ qua một trong những vũ khí chiến lược quan trọng nhất của doanh nghiệp. Đặc biệt với startup – nơi mọi đồng vốn đều quý hơn vàng – việc xây dựng quỹ lương không khéo chẳng khác nào đi trên dây mà quên mang gậy thăng bằng.

Tin vui là: xây dựng quỹ lương chuẩn không quá “hại não” nếu bạn đi đúng 7 bước dưới đây. Vừa chuyên nghiệp, vừa thực tế, lại đủ hóm hỉnh để đọc xong còn thấy… muốn làm ngay!

1. Xây dựng quỹ lương – Bước 1: Kết nối quỹ lương với chiến lược kinh doanh

Đừng vội cắm đầu tính toán con số. Hãy hỏi trước: “Startup của tôi đang chạy theo mục tiêu gì?”

- Tăng trưởng thần tốc 20% mỗi năm?
- Mở rộng thị trường từ Sài Gòn ra toàn quốc?
- Hay đơn giản là sống sót qua 12 tháng đầu tiên?

Mỗi giai đoạn sẽ có “khẩu vị” quỹ lương khác nhau. Ví dụ: startup công nghệ muốn hút kỹ sư AI thì phải chịu chi cao hơn thị trường. Ngược lại, startup sản xuất cần tối ưu chi phí thì có thể thiên về lương khoán và thưởng năng suất.

Nói nôm na: chiến lược kinh doanh chính là GPS, quỹ lương chỉ là chiếc xe. Không có GPS, xe đi đâu cũng… lạc.

2. Xây dựng quỹ lương – Bước 2: Rà soát lại tổ chức và giá trị công việc

Bạn có bao giờ thấy một startup 20 người nhưng lại có tới… 5 “trưởng phòng” chưa? Tin tôi đi, chuyện này xảy ra như cơm bữa!

Để tránh cảnh “thừa sếp, thiếu lính”, bạn cần:

- Rà soát sơ đồ tổ chức cho gọn gàng.
- Viết rõ mô tả công việc (JD) và khung năng lực cho từng vị trí.
- Định giá công việc: vị trí nào mang nhiều trách nhiệm, cần kỹ năng đặc biệt thì lương phải “ngon” hơn.

Ví dụ: Giám đốc Marketing chắc chắn phải có khung lương cao hơn Trưởng phòng Hành chính. Không công bằng ở đây đồng nghĩa với… nhân sự cao cấp “bye bye” rất nhanh.

3. Xây dựng quỹ lương – Bước 3: Khảo sát thị trường – đừng “ngồi nhà đoán mò”

Nếu không biết thị trường đang trả bao nhiêu, bạn sẽ dễ rơi vào 2 tình huống:

- Trả thấp quá → nhân viên “nhảy việc” như chạy marathon.
- Trả cao quá → cháy túi trước khi startup kịp có lãi.

Giải pháp:

- Tìm dữ liệu từ các báo cáo khảo sát lương uy tín.
- So sánh vị trí tương đương (P50 – mức trung bình, P75 – mức cạnh tranh).
- Tính luôn cả phúc lợi, thưởng KPI, bảo hiểm… chứ đừng chỉ nhìn “lương cứng”.

Ví dụ: nếu Sales Executive ngoài thị trường đang có thu nhập trung bình 15 triệu/tháng, mà bạn chỉ trả 10 triệu thì… khó lòng tuyển được ai trụ lại.

4. Xây dựng quỹ lương – Bước 4: Thiết kế cấu trúc lương và chính sách trả lương

Đây là “trái tim” của quỹ lương. Một hệ thống chuẩn cần:

- Dải lương cho từng vị trí (Mức tối thiểu [min] – Mức trung bình / Mức chuẩn [mid] – Mức tối đa [max]).
- Hình thức trả lương đa dạng:
  - Lương cứng (cho văn phòng).
  - Lương khoán theo sản phẩm (cho sản xuất).
  - Hoa hồng (cho sales – tất nhiên!).
  - Thưởng KPI và thưởng lợi nhuận (cho quản lý).
- Quy chế trả lương rõ ràng: thời gian, công thức, phụ cấp, thưởng phạt.

Ví dụ:

- Sales Executive = Lương cứng 70% + Hoa hồng 30% + Thưởng KPI.
- Nhân viên sản xuất = Lương khoán theo sản phẩm + Thưởng chất lượng.

Lưu ý: lương phải vừa đủ “nuôi sống”, vừa đủ “truyền động lực”.

5. Xây dựng quỹ lương – Bước 5: Lập dự toán ngân sách – đừng quên máy tính

Sau khi vẽ xong hệ thống, đến lúc quy ra tiền. Hãy tính:

- Tổng lương cơ bản.
- Phụ cấp (ăn trưa, đi lại, điện thoại).
- Thưởng KPI, thưởng cuối năm.
- Các khoản BHXH, BHYT, BHTN.
- Dự phòng tăng lương, tuyển thêm người.

Ví dụ: công ty 100 nhân sự, lương cứng 1 tỷ/tháng, phụ cấp 100 triệu, BHXH khoảng 235 triệu, thưởng KPI 100 triệu → tổng 1,435 tỷ/tháng.

Nếu doanh thu không nuôi nổi con số này, bạn cần… quay lại Bước 4 để tinh chỉnh.

6. Xây dựng quỹ lương – Bước 6: Truyền thông minh bạch – công thức “thu phục lòng người”

Một chính sách lương xịn đến đâu cũng vô nghĩa nếu nhân viên không hiểu. Vì vậy:

- Truyền đạt rõ ràng cách tính lương, thưởng.
- Đào tạo quản lý để áp dụng công bằng.
- Nếu cần, triển khai thử ở một phòng ban trước khi nhân rộng.

Khi nhân viên hiểu rằng “tiền mình nhận = công sức mình bỏ ra”, bạn sẽ bớt hẳn cảnh than thở “công ty bất công”.

7. Xây dựng quỹ lương – Bước 7: Đánh giá và điều chỉnh liên tục

Thị trường thay đổi, nhân sự thay đổi, startup cũng thay đổi. Vậy nên, quỹ lương không thể “set and forget”.

- Rà soát ít nhất 6 tháng/lần.
- Lấy phản hồi từ nhân viên.
- Điều chỉnh cho phù hợp với tình hình kinh doanh và cạnh tranh bên ngoài.

Ví dụ: nếu sau 1 năm, team Sales hăng hái nhưng team Hỗ trợ bắt đầu “rơi rụng”, thì có lẽ mức lương cố định của họ đã kém cạnh tranh. Đã đến lúc bổ sung thêm chính sách thưởng hoặc điều chỉnh khung lương.

Xây dựng quỹ lương chuẩn không chỉ là “nghệ thuật cân bằng ngân sách” mà còn là chiến lược giữ chân và thúc đẩy nhân tài.

Hãy nhớ 3 nguyên tắc vàng:

- Linh hoạt (luôn để lại khoảng đệm).
- Minh bạch và công bằng.
- Gắn kết chặt chẽ với hiệu suất và mục tiêu chung.

Để hình dung rõ ràng nhằm giúp bạn tự xây dựng quỹ lương chuẩn theo thực tế kinh doanh của doanh nghiệp Bạn thì bạn có thể theo dõi Mẫu Quỹ Lương Chuẩn chi tiết tại bài viết: Mẫu Quỹ lương chuẩn dành cho StartUp.

Một khi quỹ lương chuẩn chỉnh, startup không chỉ giữ được người tài, mà còn tạo ra môi trường công bằng, bền vững – nơi nhân viên làm việc bằng cả trái tim chứ không chỉ vì… ví tiền.

Chúc bạn xây dựng được một quỹ lương vừa chuẩn, vừa “chất”!

* Ghi chú: Để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của mình, bạn có thể: